Tietosuojaseloste – Consultica Oy:n asiakkuuteen ja muuhun  asialliseen yhteyteen perustuva henkilötietojen käsittely  (”Consultica -asiakasrekisteri”) 

Rekisterinpitäjä 

Consultica Oy (jäljempänä Consultica) 
Y-tunnus: 1855359-4 
Osoite: Mannerheiminaukio 1 A 00100 Helsinki 
[email protected] 

Rekisteriasioita hoitava henkilö 

Anne Penttinen 
Consultica Oy 
Puhelin: 044 906 4444 
Sähköposti: [email protected] 

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste 

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:  

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, kuten Campwire - verkkovalmennuksen, Creative Learning Systems Ltd, Prashnig Style Solutions  -palvelujen tuottaminen (sopimussuhde) 

• asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (sopimussuhde tai  sen valmistelu)  

• palveluiden personointi asiakkaan tarpeiden mukaiseksi (oikeutettu etu)

• asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt (sopimussuhde,  oikeutettu etu)  

• laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (oikeutettu etu)

• markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin  edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon  mittaaminen (oikeutettu etu)  

• suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja  puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja  tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen  suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu, suostumus)  

• sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien  kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu)  

• verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen  parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (suostumus) 

• sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen  velvoitteen noudattaminen) 

• takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja  oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen  velvoitteen noudattaminen, oikeutettu etu)  

• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja  omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)  

• muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen  liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen  

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn  hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen  oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja  oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä. 

Rekisterin tietosisältö 

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja: 

• tilaajan etu- ja sukunimi 

• käyttäjän tunnistetiedot 

• tilaajayrityksen nimi 

• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) 

• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä - tapa 

• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot 

• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim.  uutiskirjeiden tilaaminen), rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle  lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta  rekisteröity on siirtynyt sivuillemme) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt  evästeet ja niihin liittyvät tiedot. Lisätietoa evästeistä kohdassa 10. 

• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim.  markkinointiarpajaisiin ja –kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistuminen) 

• asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon  liittyvät tiedot (esim. maksullisten tuotteiden ja palveluiden osto- ja  peruutustiedot, maksutiedot, maksuttomien tuotteiden ja palveluiden  tilaustiedot, tilaushistoria, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit, chat- sekä tekstiviestit) 

• rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet

• kieli 

• edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot 

• palvelun käytöstä tai muista asiakkaan itse antamista tiedoista analytiikan  avulla pääteltyjä tietoja, esimerkiksi mahdolliset kiinnostuksen kohteet.

• rekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia tietoja: 

• asiakasnumero 

• laskutus- ja perintätiedot 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. Consultican verkko- ja mobiilipalvelut sekä  Consultican sosiaalisen median kanavat) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja –kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä. 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. 

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen 

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.  

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.  

Mikäli rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa  yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai  järjestelyssä avustaville tahoille.  

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

Henkilötietojen siirto EU / ETA-alueen ulkopuolelle 

Tietyt rekisterinpitäjän käyttämät alihankkijat tai palvelimet, joilla tietoja käsitellään, sijaitsevat Yhdysvalloissa. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista  tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen. 

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen. 

Rekisterin suojaus ja tietoturva 

Sähköisen rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salauksien, salasanoin ja muin toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. 

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. 

Henkilötietojen säilytysajat 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta, kuten asiakkuuden voimassaoloajan, tai lakisääteisten velvollisuuksiemme, kuten kirjanpitolain, noudattamiseksi. Valmennuksiin liittyviä analyysitietoja säilytämme korkeintaan 3 vuotta analyysin tekemisestä. Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ja poistamme tiedot, kun  ne eivät ole enää tarpeellisia siihen tarkoitukseen, jota varten olemme ne keränneet. 

Markkinointirekisteristämme henkilötiedot poistamme, mikäli henkilö kieltää  markkinoinnin, ja joka tapauksessa yhden vuoden kuluttua henkilötietojen keräämisestä. 

Evästeet 

Evästeet (cookies) ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle tai muulle päätelaitteelle verkkosivustoa selattaessa. Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai estää niiden käytön kokonaan laitteen selainasetuksista. Evästeiden estäminen saattaa vaikuttaa verkkosivujen toiminnallisuuteen. 

Käytämme evästeitä kävijätilastointiin ja tietojen keräämiseen sivustomme käytön  yksityiskohdista. Näiden tietojen avulla voimme paremmin tuoda esille asiakkaitamme kiinnostavia asioita ja aiheita. Voimme lisäksi käyttää evästeiden ja  muiden tekniikoiden avulla kerättyä tietoa kohdentaakseen sisältöä asiakkailleen. Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja: 

• Verkkosivustolla vierailun ajankohta ja vieraillut sivut 

• Sivusto, jonka kautta verkkosivustolle on päädytty 

• Laitetyyppi ja verkkoselaimen tyyppi 

• Käyttöjärjestelmän tyyppi 

• Verkon sijainti ja IP-osoite 

Käytämme verkkosivustollamme Google Analytics -palvelua. Google Analytics käyttää  evästeitä, jolloin verkkosivuston käytöstä evästeillä luotu tieto siirtyy ja tallentuu Googlen palvelimille. Google Analyticsin evästeiden käytön voi estää ottamalla käyttöön Google Analytics Opt-out Browser Add-on -vaihtoehdon. Voit tutustua Googlen tietosuojakuvaukseen täällä: http://www.google.com/intl/fi/policies/privacy/ 

Rekisteröidyn oikeudet 

Oikeus saada pääsy tietoihin 

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö me sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on lisäksi oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojesi käsittelystä.  

Kun käytät oikeuttasi saada pääsy tietoihin, toimitamme sinulle jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoistasi. Jos pyydät useampia jäljennöksiä, voimme periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla meille lisäselvitystä. 

Oikeus tietojen poistamiseen 

Sinulla on oikeus saada meidät poistamaan sinua koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos: 

• henkilötietojasi ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin; 

• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; 

• vastustat henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;

• olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti; tai 

• henkilötiedot on poistettava meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen 

Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä siten, että henkilötietojasi saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos: 

• kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin rajoitamme käsittelyä tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi; 

• käsittelemme henkilötietojasi lainvastaisesti, ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan henkilötietojesi käytön rajoittamista;

• emme tarvitse enää henkilötietojasi käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai 

• olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja odotat sen toteamista, syrjäyttävätkö meidän oikeutetut perusteemme vastustamisesi perusteet. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos: 

• suoritamme käsittelyä automaattisesti; ja 

• käsittely perustuu joko suostumukseesi tai se on tarpeen meidän välisemme sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. 

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä 

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä. Sinulla on lisäksi aina oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn  suoramarkkinointitarkoituksia varten. Voit peruuttaa suostumuksesi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected] 

Oikeuksien käyttäminen  

Voit olla yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai  sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos tämä katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu tämän tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia. Suomessa valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi) 

Tietosuojaselosteen muuttaminen 

Consultica kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 7.11.2023.